Bedrijven hebben lang niet altijd dezelfde behoeften. De een wilt de cashflow intact houden, snel opschalen of liquide middelen gebruiken voor de aanschaf. Daarom is het belangrijk om na te gaan wat bij jouw organisatie past met betrekking tot een printer.

In dit artikel vergelijken wij de keuzes om een printer te huren, kopen of te leasen. Per optie onderbouwen we ook waarom en voor welk doeleinde die keuze effectief is.

Printer kopen

Je kiest ervoor om een printer te kopen uit de liquide middelen van je organisatie. Het voordeel is wel dat het ‘in the end’ de goedkoopste optie is. Je betaalt er geen rente over. Het nadeel is echter dat veel MKB-bedrijven een printer kopen maar geen onderhoudscontract afsluiten. Storingen blijven daardoor lang aanwezig wat voor veel ongemak zorgt. Tevens moet er met regelmaat nieuwe cartridges worden gekocht voor de printer.

Een printer kopen is voornamelijk interessant voor een bedrijf die al veel liquide middelen heeft. Daarnaast is het ook van belang om te weten of je op zoek bent naar een eenvoudige machine om ‘gewoon’ mee te printen of dat je een printer nodig hebt meer meerdere functie. Een multifunctionele printer is namelijk een stuk duurder.

Printer leasen

Wanneer organisaties liever de liquide middelen in de core business willen investeren dan is leasen wellicht een interessantere optie. Bij printer leasen dan is het te betalen bedrag uitgesmeerd over 36 tot 60 maanden. De voordeel van leasen is de mogelijkheid om per maand een klein bedrag te betalen zonder een grote investering te hoeven doen. Je houdt daardoor meer geld over voor andere investeringen en je behoudt de cashflow. Het nadeel van leasen is wel dat je een verplichting aangaat naar de leasemaatschappij. Het totale bedrag komt ook hoger uit dan wanneer je een printer in één keer zou kopen.

Leasen is perfect voor bedrijven die behoefte hebben aan zeer geavanceerde (multifunctionele) machines. Hier zou je kunnen denken aan marketingbureaus, makelaars en uitvaartverzorgers. Zij moeten regelmatig op bijzonder materiaal afdrukken en maatwerk media-uitingen maken zoals het printen van boekjes, posters en kartonnen banners.

Printer huren

Je hebt huren maar je hebt ook leasen. Deze constructies lijken op elkaar maar er zijn ook verschillen. Huurprinters worden vaak verzorgd door het bedrijf waar je het huurt. Leaseprinters worden door een leasemaatschappij verzorgd. De looptijden bij huren zijn vaak flexibeler dan bij flexprinters. Vanwege de kortere huurperiode is het verstandig om voor nieuwe apparaten te gaan. Het voordeel van een printer huren is de flexibiliteit. Een huurperiode van 1 maand voor een project is geen probleem maar een jaar ook niet. Het nadeel van huren is de korte periode waar je het totale bedrag over moet betalen. Dit valt (maandelijks) hoger uit dan als je een printer zou leasen.

De huurconstructie is interessant voor organisaties die snel op- en afschalen zoals bedrijven die op projectbasis werken. Bouwbedrijven hebben hier vaak mee te maken, maar ook baggerbedrijven en organisaties in de weg- en waterbouw.